Содержание хозяйственной операции является обязательным реквизитом. Хозяйственные операции в бухучете: примеры

Журнал хозяйственных операций Независимо от вида и способа формирования, все без исключения хозяйственные операции содержатся в журнале операций, который представляет собой удобный инструмент для их просмотра, редактирования и вывода на печать. Чтобы открыть журнал

Хотелось бы узнать, какова, по вашему мнению, на сегодняшний день позиция налоговых органов и судов по поводу необходимости организациям иметь ОРИГИНАЛЫ документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций (а именно актов выполненных работ, счетов-фактур, товарных накладных, товарно-транспортных накладных и т. д.)Просьба дать ссылки на имеющиеся в базе судебные решения, письма ФНС и т.д.

Исходя из содержания вопроса, речь не идет об электронных документах. Поэтому рассмотрим вопрос о подтверждении хозяйственных операций, а также расходов по налогообложению, неоригинальными документами. Основной проблемой неоригинального документа является отсутствие обязательного реквизита (предусмотренных частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ), которые должен содержать любой первичных документ, а именно, подписей лиц (исполнителей), совершивших операцию.

Судебная практика, касающаяся подтверждения хозяйственных операций и расходов по налогообложению, исходит из того, что если компания желает учесть затраты при налогообложении прибыли, их необходимо обосновать документально (п. 1 ст. 252 НК РФ, определения ВАС РФ от 24.12.12 № ВАС-16428/12 , от 17.12.12 № ВАС-16059/12 и от 25.04.12 № ВАС-4429/12 . Сами по себе факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не подтверждают расходы для целей налогообложения прибыли. На это указали столичные налоговики в письме от 25.01.08 № 20-12/05968 . Но если организация по какой-то причине утратила оригинал «первички», суды соглашаются, что для целей налогообложения прибыли расходы подтвердит должным образом оформленная копия документа (постановления ФАС Московского от 16.11.12 № А40-41130/11-91-180 , от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146 и от 05.10.10 № КА-А41/11224-10 , Северо-Кавказского от 03.03.11 № А32-22309/2007 и Волго-Вятского от 07.09.09 № А43-2938/2008-45-54 округов). Аналогичные выводы сделал и Минфин России в письме от 05.02.10 № 03-03-05/18 .

Кроме того, если первичный документ отсутствует, то факт совершения хозяйственной операции можно документально подтвердить другими документами, косвенно обосновывающими расходы. Правомерность такого подхода подтверждается судебной практикой (см., например, , , ).

В отношении счетов-фактур входящих. Одним из обязательных условий для принятия к вычету НДС является правильно оформленный счет-фактура (п. 1 ст. 169 и п. 1 ст. 172 ). Нижестоящие суды также приходят к выводу, что компания вправе заявить вычет на основании копии счета-фактуры, если оригинал был украден () или утрачен при пожаре (). Таким образом, для того, чтобы подтвердить вычет копией счета-фактуры, компании необходимо иметь доказательства факта утраты документа в результате форс-мажора, хищения или других непреодолимых обстоятельств. Без такого подтверждения вычет не получится оспорить даже в судебном порядке.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Одним из условий для признания расходов при расчете налога на прибыль является их документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ).*

Перечень документов

Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у организации документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет. При этом в зависимости от фактических обстоятельств сделок и условий финансово-хозяйственной деятельности организации в каждом конкретном случае расходы могут подтверждаться разными документами.

В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:

• первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, товарные и кассовые чеки и т. д.;
• другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты: приказы, договоры, таможенные декларации, командировочные удостоверения, документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты (например, инвойсы, ваучеры), и т. д.

Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Правомерность такого толкования этой нормы подтверждается судебной практикой (см., например, определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П , определение ВАС РФ от 17 июня 2009 г. № ВАС-5445/09 , постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2009 г. № А42-2570/2007).*

Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В частности, каждый первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет признать документ подтверждающим понесенные расходы. В этом случае для их подтверждения потребуются другие документы. Например, для подтверждения расходов на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет одних только кассовых чеков недостаточно. В кассовом чеке нет наименования должностей и подписей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее правильное оформление. Кроме того, кассовый чек свидетельствует лишь о факте оплаты товаров (работ, услуг) (п. 2 Положения , утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). Поэтому для подтверждения соответствующих расходов в целях налогообложения прибыли помимо кассового чека нужно иметь:

• авансовые отчеты;
• товарные чеки;
• квитанции к приходному кассовому ордеру.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515 .*

Можно ли подтвердить расходы документами, которые оформлены с ошибками? Можно, если допущенные ошибки позволяют правильно определить продавца и покупателя, вид и величину расходов, дату совершения операции и другие важные элементы сделки. Например, документ можно принять к учету, если в нем указано сокращенное наименование услуги, пропущен код единицы изменения, допущены грамматические ошибки или опечатки в названии или адресе контрагента. Или если помимо обязательных реквизитов документа в нем приводится дополнительная информация. Если в документе искажены сведения о стоимости товара (работы, услуги), нечетко указана дата, то принимать такой документ в качестве подтверждения расходов нельзя.

Такой вывод можно сделать из письма Минфина России от 4 февраля 2015 г. № 03-03-10/4547 (доведено до сведения нижестоящих инспекций письмом ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104).

Документы в электронном виде

Понесенные расходы можно подтвердить электронными документами. Для этого документ, составленный в электронном виде, должен быть заверен электронной подписью лица, ответственного за совершение хозяйственной операции. Возможность оформлять документы с электронной подписью при совершении гражданско-правовых сделок предусмотрена Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. При этом в данной норме приводятся условия, при соблюдении которых электронная подпись признается равнозначной собственноручной.

По требованию контролирующих ведомств (например, при проверках) организация должна за свой счет обеспечить изготовление бумажных копий документов, составленных в электронном виде. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 11 января 2011 г. № 03-03-06/1/3 , от 28 июля 2010 г. № 03-03-06/1/491 , от 26 ноября 2009 г. № 03-02-08/85 , от 27 октября 2008 г. № 03-03-06/1/605 .*

Елена Попова ,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

Первичные документы

Первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
• подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.*

Первичные документы составляют на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст.9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Ситуация: каким цветом чернил должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры

По общему правилу любым цветом, но к банковским документам установлены особые требования.

Законодательство не предъявляет требования к цвету чернил, которыми должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры. В пункте 2.8 Положения, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (применяется в части, не противоречащей действующему законодательству), сказано, что записи в первичных документах нужно делать чернилами, химическим карандашом или пастой шариковых ручек. Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Исключение предусмотрено только для банковских документов. В Правил, утвержденных Положением Банка России от 16 июля 2012 г. № 385-П , указано, что каждый документ, предъявляемый в кредитную организацию на бумажном носителе, должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц и оттиск печати и соответствовать заявленным образцам. При этом подписи на всех документах должны быть сделаны ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цветов.*

Главбух советует: подписывайте первичные документы, а также счета-фактуры с использованием традиционных цветов чернил (черного, синего или фиолетового).

Дело в том, что при копировании первичных документов и счетов-фактур, заполненных с использованием чернил красного или зеленого цвета, указанные таким способом данные могут не отобразиться на копиях документов. Это может привести к негативным последствиям при представлении копий документов для налоговой проверки (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 февраля 2006 г. № А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).

Первичные документы утеряны

Ситуация: как поступить, если первичные документы утеряны

Если документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны, организация должна предпринять действия по расследованию причин и восстановлению пропажи. Для этого сотрудник, обнаруживший пропажу, должен написать служебную записку , на основании которой издается приказ руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи. Результаты работы комиссии оформите актом .

Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые были утеряны, организация сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). В этом случае распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.

Если же по результатам работы комиссии документы не будут обнаружены (восстановлены), организация не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, за отсутствие документов организации может грозить ответственность .*

Сергей Разгулин ,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Статья: «Первичка» с факсимильной подписью расходы не подтверждает

Документ: письмо Минфина России от 13.04.2015 № 03-03-06/20808
Что нового: при расчете налога на прибыль принять к учету можно только документы, которые лично подписали уполномоченные работники*

Подписи должностных лиц - обязательный реквизит первичных учетных документов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Документы с факсимиле или электронной копией подписи не подтверждают расходы.

При расчете налога на прибыль неподтвержденные расходы учесть нельзя.

4. Статья: Налоговые последствия утраты документов

Каждую хозяйственную операцию компания документирует (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Бухгалтерские документы хранятся не менее пяти лет после окончания соответствующего отчетного года (ч. и ст. 29 вышеупомянутого Закона о бухучете). Документы, подтверждающие доходы, расходы и уплату налогов, - в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Иногда сроки хранения документов могут быть и более продолжительными (подробнее читайте ниже).*

Утрата затребованных налоговиками документов может привести к выездной проверке

Истребовать у компании документы инспекторы могут как в рамках проверки cамой компании (ст. 93 НК РФ), так и ее контрагента (ст. 93.1 НК РФ). Если бумаги у компании отсутствуют, ее могут оштрафовать по статье 126 НК РФ. Суды поддерживают налоговиков, если компания не принимает мер для восстановления утраченных документов (постановления ФАС , и округов).

Если компания докажет, что она не могла представить бумаги в инспекцию по независящим от нее причинам, привлечение к ответственности удастся оспорить в суде (постановления ФАС Московского от 12.08.13 № А40-82680/12-20-446 , Поволжского от 29.08.13 № А06-7786/2012 и Восточно-Сибирского от 23.09.09 № А33-12556/08 округов).

Но если компания не представила в инспекцию бумаги, она, скорее всего, попадет в план выездных проверок. Такие выводы следуют из пункта 9 Общедоступных критериев самостоятельной оценки рисков для налогоплательщиков, используемых налоговыми органами в процессе отбора объектов для проведения выездных налоговых проверок (приведены в приложении № 2 к приказу ФНС России от 30.05.07 № ММ-3-06/333@).

Еще один риск в случае непредставления запрошенной «первички» - штраф по статье 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (о том, какие еще штрафы за отсутствие документов грозят компании и ее должностным лицам, читайте на с. 38). При этом инспекторы на местах привлекают компанию к ответственности и в том случае, если документы утрачены в связи с чрезвычайными обстоятельствами. Так, в деле, рассмотренном ФАС Московского округа, компания не смогла представить «первичку» из-за замыкания электросети, которое вывело из строя жесткий диск компьютера. Суд счел правомерным привлечение к ответственности (постановление от 23.09.08 № КА-А40/8513-08-2).

Но есть судебные решения и в пользу налогоплательщиков. Суды нередко освобождают компании от штрафов за непредставление бумаг по запросу налоговиков и за нарушение правил учета доходов и расходов в случае, если такие документы утрачены, в частности:

В результате аварии системы отопления (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 31.08.09 № А17-6799/2008);
- по причине пожара (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.10.08 № А56-2606/2008);
- из-за выхода из строя жесткого диска (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.06.06 № А74-121/2006-Ф02-2914/06-С1).

Восстановить нужно и те утраченные документы, которые ранее проверили во время выездной проверки

Утрату документа из-за поломки компьютера не все суды считают весомой причиной для отмены штрафа

Если в рамках контрольных мероприятий налоговики уже истребовали у компании документы, сделать это повторно они не вправе (п. 5 ст. 93 НК РФ). Исходя из этого, можно предположить, что утраченные документы, которые налоговики ранее уже запрашивали у компании, восстанавливать не нужно. Но это не так.

Суды подтверждают, что утраченную «первичку» и счета-фактуры могут заменить их надлежаще оформленные копии

Копии счетов-фактур для целей принятия НДС к вычету

Одним из обязательных условий для принятия к вычету НДС является правильно оформленный счет-фактура (п. 1 ст. 169 и п. 1 ст. 172 НК РФ). Президиум ВАС РФ указал, что если компания потеряла документы в результате пожара, то подтвердить право на вычет она может копиями счетов-фактур (постановление от 09.11.10 № 6961/10).

Нижестоящие суды также приходят к выводу, что компания вправе заявить вычет на основании копии счета-фактуры, если оригинал был украден (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.06.12 № А45-16568/2011) или утрачен при пожаре (постановление ФАС Уральского округа от 19.07.11 № Ф09-3665/11).*

Буква закона

Какая ответственность грозит в случае утраты документов

Если компания не обеспечила сохранность документов, ей грозит ответственность:

Восстановить утраченные документы целесообразно в четыре хода

1. Создать комиссию по расследованию причин утраты документов

Приказ о назначении такой комиссии издает руководитель организации (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.83 № 105). При необходимости для участия в работе комиссии можно пригласить представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

По результатам работы комиссия составляет акт, в котором фиксирует:

Причину утраты и перечень утраченных документов. Перечень составляют по данным инвентаризации, которая необходима в случае пожара, другого стихийного бедствия (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н);
- реквизиты документа, подтверждающего происшествие, в результате которого утрачены документы (справка коммунальщиков, противопожарной службы, органов внутренних дел).

2. Самостоятельно подготовить дубликаты утраченных документов

Это возможно, если утраченный документ компания также издавала сама. К примеру, кадровые документы (штатное расписание, положение о премировании и т. д.) или акты выполненных работ, по которым организация выступала исполнителем.

В частности, речь идет о счетах-фактурах и первичных документах, подтверждающих затраты, если организация выступала покупателем товаров, работ или услуг.

При этом важно, чтобы копия была правильно оформлена (подробнее читайте ниже). В частности, необходимо ниже реквизита «Подпись» проставить (п. 3.26 «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введен постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст):

Заверительную надпись «Верно» (в том числе посредством штампа или печати);
- должность лица, заверившего копию;
- его личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию);
- дату заверения.*

Читайте на e.rnk.ru

Еще больше полезных материалов

В августе прошлого года Минфин России разъяснил, как правильно заверить подшивку копий документов (письмо от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142). По мнению финансистов, компания вправе заверить как каждый отдельный лист копии документа, так и всю прошивку многостраничного документа в целом.

Если компания представляет в инспекцию подшивку документов, она последовательно нумерует все листы в подшивке, указывает общее количество листов (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись) и проставляет отметку о заверении на обороте последнего листа подшивки. Кроме того, необходимо выполнить следующие условия:

На каждом листе подшивки можно свободно прочитать текст, все даты, визы, резолюции и т. д.;
- при изучении копии документа подшивка не развалится (не произойдет механического разрушения крепления);
- при необходимости каждый отдельный лист подшивки можно скопировать при помощи современной копировальной техники.

Подробнее о рекомендациях финансового ведомства по вопросу изготовления копий документов читайте в статье «Как правильно оформить копию документа - разъясняет Минфин России » // РНК, 2014, № 18

Сама по себе копия документа не подтверждает налоговый расход

Если копия документа оформлена неверно, налоговики могут отказать компании в признании расходов, подтвержденных такой копией, или в вычете «входного» НДС (постановление ФАС Московского округа от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146).*

4. Составить акт о невозможности восстановления документов

Если какие-то утраченные документы из перечня, составленного комиссией, восстановить не удалось, ответственный сотрудник фиксирует это в акте. При этом важно указать не только перечень бумаг, но и причины, по которым их не удалось восстановить (или изготовить копии).

Например, контрагент не представил копию утраченного документа. Это возможно, если продавец на момент отправки запроса прекратил свою деятельность, изменил местонахождение или сам утратил оригинал документа, в связи с чем не может изготовить копию. На практике суды считают, что компания приняла меры для восстановления документов даже в том случае, если она не получила бумаг от контрагента. Главное, подтвердить факт направления запроса (постановления ФАС Северо-Кавказского от 11.02.13 № А22-663/2011 , Восточно-Сибирского от 20.01.11 № А58-2951/10 и Уральского от 28.04.10 № Ф09-2782/10-С2 округов).*

Утрата подотчетных документов обернется для сотрудника обязанностью уплатить НДФЛ

Президиум ВАС РФ считает, что сотрудник, который потерял подотчетную «первичку» , получил облагаемый НДФЛ доход

Если сотрудник не представил в срок документы по расходованию выданных под отчет средств, считается, что эти суммы он потратил на личные нужды. То есть получил облагаемый НДФЛ доход (п. 1 ст. 210 НК РФ, п. 8 Обзора практики рассмотрения налоговых споров Президиумом ВАС РФ, Верховным судом РФ и толкование норм законодательства о налогах и сборах, содержащееся в решениях Конституционного суда РФ за 2013 год, письмо ФНС России от 24.12.13 № СА-4-7/23263).

Подобным образом считает столичное налоговое управление (письма от 12.10.07 № 28-11/097861 и постановление ФАС Московского округа от 16.06.10 № КА-А40/5879-10-3).

МДК 01. Практические основы бухгалтерского учета имущества организации

Раздел 1.Документирование хозяйственных операций

Тема 1.1 Значение документации в бухгалтерском учете (4+4)

1.Понятие первичных бухгалтерских документов

2.Классификация первичных бухгалтерских документов

3.Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов

4. Организация документооборота

1. Бухгалтерским документом называется письменное

подтверждение совершенной хозяйственной операции или права на ее совершение (лат. documentum - свидетельство, доказательство).

Документ является носителем юридической и экономической информации, отражающей динамику движения материальных ценностей и денежных средств. На основании документов производятся все записи в бухгалтерских регистрах. При налоговой проверке первичные бухгалтерские документы имеют значение как письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции либо о праве на ее совершение и служат одним из средств проверки правильности и достоверности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете.

Отсутствие документов, даже на первый взгляд незначительных, или неверное их оформление может привести к серьезным проблемам во взаимодействии партнерами по бизнесу, наемными работниками, контролирующими органами, учредителями. Поэтому одним из главнейших правил бухгалтера должно быть следующее: нет документа – нет операции. Несмотря на то, что индивидуальные предприниматели, а также организации, применяющие УСНО, освобождены от ведения бухгалтерского учета, им не стоит пренебрегать этим правилом, поскольку в налоговом учете документальное подтверждение каждой хозяйственной операции имеет решающее значение.

Каждый факт хозяйственной деятельности подлежит оформлению первичным учетным документом.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

Документы, оформленные в электронном формате, по действующему законодательству должны удовлетворять всем требованиям, предъявляемым к традиционным бумажным носителям:

1) возможность визуального просмотра;

2) возможность получения бумажных копий;

3) соответствие типовым формам документов, возможность их

длительного хранения;

4) идентификация лиц, оформивших документ;

5) ограничение доступа к информации.

Документация в учете имеет первостепенное значение в управлении предприятиями, так как с ее помощью:

1)контролируется наличие, движение и сохранность товарно-материальных и денежных средств;

2) контролируется количество и качество труда работников и расчетов за труд;

3) обеспечивается повседневное руководство работой предприятия;

4) обеспечивается внутренний и внешний (вышестоящей организацией, налоговой инспекцией, банками, независимыми аудиторами) контроль за работой предприятия;

5) устанавливается вина (она является доказательством для судебных органов) или невиновность лиц при судебных разбирательствах; контролируются расчеты с другими предприятиями (учреждениями).

Кроме того, на основе документов производится предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств предприятия и экономической необходимостью каждой хозяйственной операции.

Предварительный контроль - это контроль за целесообразностью совершения хозяйственной операции, когда руководящий персонал подписывает документы, содержащие распоряжение на выполнение хозяйственной операции.

Текущий контроль производится в процессе совершения хозяйственной операции.

Последующий контроль осуществляется при получении документов и их обработке.

1) документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции иди непосредственно после ее окончания;

2) должна соблюдаться форма документов, которая чаще всего является типовой и печатается в специальных альбомах типовых форм бланков документов;

3) в документе должны быть заполнены все реквизиты;

4) должны быть установлены сроки сдачи документов в бухгалтерию.

Чтобы систематизировать и накапливать информацию, содержащуюся в принятых к учету первичных документах, и отражать ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, предприятиями должны вестись регистры бухгалтерского учета.

Подобные регистры ведутся в специальных книгах (журналах, журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках, дисках, дискетах и иных машинных носителях. Такая форма счетоводства называется журнально-ордерной и применяется большинством организаций. В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый или дебетовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Показатели синтетического учета регистрируются по данным первичных документов только по кредиту (по дебету) соответствующих счетов, в корреспонденции с дебетуемыми (кредитуемыми) счетами.

С введением в действие с 1 января 2002 г. главы 25 части второй НК РФ организациям вменено в обязанность вести, помимо, бухгалтерского еще и налоговый учет.

Подтверждением данных налогового учета являются:

1) первичные учетные документы (включая справки бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

Первичные учетные документы в данном случае применяются те же, что и в бухгалтерском учете. Непосредственный расчет налоговой базы происходит в налоговых декларациях. А вот аналитические регистры налогового учета каждое предприятие должно определить для себя самостоятельно, исходя из требований налогового законодательства и необходимости ведения налогового учета по тем или иным позициям.

2. В ходе осуществления хозяйственной деятельности

организации используется довольно большое количество документов, которые различаются по назначению и способу отражения в них хозяйственных операций. В связи с этим документы принято классифицировать по различным признакам: по назначению, по степени обобщения (порядку составления), по способу охвата фактов хозяйственной жизни, по месту составления, количеству учетных позиций, характеру фактов хозяйственной жизни.

Существует несколько признаков классификации документов.

По назначению документы делятся на:

1) распорядительные;

2) исполнительные (или оправдательные);

3) бухгалтерского оформления;

4) комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжения на совершение хозяйственной операции: доверенность - на получение материальных ценностей; банковский чек - на получение денег со счета в банке; приказы на зачисление работников на работу, на их увольнение, на предоставление работнику отпуска и др. В распорядительных документах нет факта выполнения хозяйственной операции, а значит, записи по счетам бухгалтерского учета не производятся.

Исполнительные (или оправдательные ) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и являются первым этапом учетной информации (товарно-транспортные накладные, приходные и расходные кассовые ордера, акты, товарные отчеты и др.).

Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для последующего отражения в учете хозяйственных операций. Так, ежемесячно бухгалтер составляет расчет амортизации (износа) основных средств, расчет амортизации нематериальных активов и др.

Комбинированные документы содержат признаки двух или даже трех типов документов. Например, в наряде указывается задание на работу и фактическое.

По характеру документируемых операций различают документы:

1) денежные (приходные и расходные кассовые ордера и др.);

2) материальные (накладные, товарные отчеты и др.);

3) расчетные (платежные инструкции-поручения и др.).

По объему отраженных хозяйственных операций документы делятся на первичные (единичные) и сводные.

Первичные (единичные) документы отражают одну хозяйственную операцию (товарно-транспортная накладная, приходный кассовый ордер и др.).

Сводные, документы составляются на основе нескольких первичных документов для их объединения (в кассовом отчете записывается каждый приходный и каждый расходный кассовый ордер, итог по приходу и расходу наличных денег и определяется остаток денег в кассе на конец рабочего дня).

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну хозяйственную операцию (приходный кассовый ордер и др.).

Накопительные документы используются для регистрации однородных хозяйственных операций, совершаемых с определенной периодичностью (ежедневно, через день). Например, в лимитно-заборной карте на получение материалов для производства за каждую дату отмечается количество отпущенных материальных ценностей.

По месту составления документы делятся на внутренние, которые составляются в данной организации (приходные и расходные кассовые ордера и др.), и внешние, поступившие от других организаций (накладные, счета-фактуры поставщиков, выписки банка с расчетного счета и др.)

По количеству отраженных объектов (позиций) документы делятся на однопозиционные и многопозиционные . Однопозиционные (однострочные) предназначены для учета одного вида средств (расходный кассовый ордер и др.). Многопозиционные (многострочные) служат для учета многих позиций (расчетно-платежная ведомость на заработную уплату и др.).

По виду носителей информации документы делятся на бумажные и безбумажные, находящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных лентах, дисках и др. Организация обязана обеспечивать защиту своей информации и изготавливать копии таких документов на бумажных носителях.

3. В Российской Федерации с целью однозначности понимания и

единообразия оформления установлена система стандартов документов, определяющая требования, предъявляемые к ним.

Стандарты основаны на унификации – то есть разработке требований к документам, отражающим однородные операции, совершаемые на различных предприятиях, и на стандартизации – установлении строгих ограничений в отношении размеров и правил размещения надписей в документах.

Допустимы изменения унифицированных форм первичных документов путем внесения дополнительных реквизитов, расширения и сужения граф и строк, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Не допускается удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм. Вносимые изменения должны быть оформлены организационно-распорядительным документом организации. Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов может стать причиной применения к предприятию финансовых санкций, так как ненадлежащим образом оформленные первичные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, т.е. возможно утверждение, что операция фактически не производилась.

Данные первичных учетных документов после проверки правильности заполнения и принятия к бухгалтерскому учету отражаются в учетных регистрах бухгалтерского учета, которые являются основой для составления бухгалтерской отчетности.

4. Под документооборотом понимается создание или получение от

других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов.

Движение же первичных документов в бухгалтерском (налоговом) учете регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен в виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике предприятия по бухгалтерскому учету.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, т.е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет, как правило, главный бухгалтер организации.

Для составления графика документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему (график) документооборота по организации в целом.

Пример графика документооборота ООО «Лисма»

Документальное оформление хозяйственных операций и рекомендации по выявлению поддельных документов

Все хозяйственные операции, проводимые индивидуальным предпринимателем, оформляются оправдательными документами. Налоговый учет, который обязаны вести все предприниматели, также основывается на первичных документах, только сгруппированных в соответствии с требованиями Налогового кодекса Российской Федерации.

Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве, на основании которого ведется бухгалтерский и налоговый учет. Документами должны оформляться любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной непрерывный учет всех объектов учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях, в том числе и проводимых налоговыми органами. В зависимости от способов фиксации информации ГОСТ Р 51141 - 98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Постановлением Госстандарта РФ № 28 от 27.02.98г., различает следующие виды документов:

1. "Изобразительный документ" - документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;
2. "Фотодокумент" - изобразительный документ, созданный фотографическим способом;
3. "Текстовой документ" - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированный любым типом письма или любой системой звукозаписи;
4. "Письменный документ" - текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;
5. "Рукописный документ" - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;
6. "Машинописный документ" - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;
7. "Документ на машинном носителе" - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной техникой.

В соответствии с требованиями действующего законодательства можно выделить ряд документов, наличие которых обязательно у каждого предпринимателя. Приведем перечень таких документов в таблице 1.

Таблица 1.

Перечень обязательных документов для любого вида предпринимательской деятельности.

Не следует забывать, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах, т.е. установление единообразия в составе и формах документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных задач и функций.

Индивидуальные предприниматели обязаны применять формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а. (в редакции от 21.01.2003г.). Для примера приведем некоторые типовые формы первичной учетной документации, которые должны применяться предпринимателем, в таблице 2.

Таблица 2.

Типовые формы первичной документации

Типовые бланки можно приобрести в магазине или распечатать на компьютере из любой бухгалтерской программы. В последнем случае можно выбрать тот формат, который наиболее удобен для предпринимателя. Строгих ограничений здесь нет. Разрешается также включать в типовые бланки дополнительно, например, адрес и телефон предпринимателя. Главное условие - все реквизиты, предусмотренные Госкомстатом России, должны быть сохранены. Исключение составляют документы по учету кассовых операций и банковских операций - в эти бланки никаких изменений вносить нельзя.

В случае применения унифицированных форм первичных документов без изменений, можно быть уверенным, что во время любой проверки эти правильно оформленные документы будут иметь доказательную силу. Если документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных первичных документов, периодически используются для отражения фактов финансово-хозяйственной деятельности предпринимателем, то эти формы первичных учетных документов предприниматель должен "узаконить", утвердив их в приказе об учетной политике.

Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, должны быть разработаны индивидуальным предпринимателем самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой предпринимательской деятельности. Очень часто предприниматели жалуются на то, что при налоговых проверках часть документов налоговый инспектор не берет во внимание. Как правило, это означает, что на документе нет даты, не расшифрованы подписи, отсутствует единица измерения и т.п.

Для того, чтобы никто не имел оснований усомнится в доброкачественности предъявляемого документа, составленного в произвольной, нетипографской (на листе бумаги в клетку!) форме, документ должен содержать следующие обязательные показатели: наименование документа, дату составления; фамилию, имя, отчество предпринимателя, от имени которого составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц. Все вышеназванные реквизиты поименованы в статье 9 Закона № 129-ФЗ от 21.11.1996г. "О бухгалтерском учете", который не содержит требования расшифровки личной подписи. Однако, как показывает практика хозяйственной деятельности, личные подписи лиц должны быть расшифрованы. По нашему мнению, в состав реквизита "Подпись" включается как личная подпись, так и ее расшифровка (инициалы, фамилия), что подтверждается п.13 приказа Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н.

Индивидуальным предпринимателям следует обратить внимание на письмо Минфина России от 05.04.2004 N 04-03-1/54 "О требованиях к заполнению реквизитов счетов-фактур" в котором указано, что счета-фактуры, выставленные после 1 марта 2004 г., в которых отсутствуют расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера, считаются выставленными с нарушением в заполнении обязательных реквизитов, а суммы НДС, выставленные в этих счетах-фактурах, не могут быть приняты к вычету на основании п.2 ст.169 НК РФ. Имеется ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, которым состав обязательного реквизита "подпись" включается как личная подпись, так и ее расшифровка.

Особенно важна расшифровка подписи в заключаемых договорах. Обратите внимание, что в гражданском законодательстве применяется более узкое понятие - "собственноручная подпись", тогда как в бухгалтерском законодательстве используется более широкое понятие - "личная подпись". Личная подпись отвечает на вопрос - чья именно подпись поставлена. При этом личная подпись может быть: собственноручной, факсимильной или цифровой.

Собственноручная подпись подразумевает, что человек собственной рукой поставил свою роспись. Право на совершение определенных хозяйственных операций обычно входит в должностные обязанности конкретных должностных лиц, заключивших трудовой договор с индивидуальным предпринимателем. Поэтому указание должности служит для контроля за правомерностью совершения операции. В расшифровке подписи сначала ставятся инициалы, а потом фамилия: А. С. Сафин. Расшифровку подписи не следует брать ни в косые, ни в круглые скобки. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Нужно внести исправления от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."

Кардинальные изменения последних лет в политической, экономической и социальной сферах нашего общества привели к обострению криминальной обстановки и, как следствие этого, к преступлениям, связанным с подделкой документов. Очевидно, что каждый индивидуальный предпринимателя должен знать основные признаки поддельных документов, с целью недопущения ошибки при определении их подлинности и принятии к учету. Принятие индивидуальным предпринимателем к налоговому учету поддельных документов может привести к непредсказуемым последствиям.

Основные признаки подделки документов следующие.

а) несоответствие формы, цвета бланка и его реквизитов. Проверку такого документа надо начинать с установления назначения документа, уяснения подлинности бланков и содержащегося в них основного текста, а также имеющихся других реквизитов - пометок, подписей, оттисков печатей, штампов и т.д.

б) противоречивость содержания, орфографические ошибки, ошибки в указании фамилии лиц, нестандартный шрифт, использование вышедших из употребления бланков, печатей, отсутствие ИНН, указание несоответствующей организационно-правовой формы организации и т.д.

в) документ содержит следы механического воздействия. Например, подчистка представляет собой механическое удаление штрихов с целью изменения первоначального содержания документа. Признаками подчистки являются: нарушение структуры верхнего слоя бумаги, в результате она становится более шероховатой, что выявляется при рассмотрении документа на просвет. Появляется обнаруживаемая в косопадающем свете взъерошенность волокон. Бумага истончается и на просвет выглядит более прозрачной. При подчистке нередко повреждаются штрихи линовки, защитной сетки и рядом находящихся письменных знаков. В то же время остается рельеф удаленного текста, проявляющийся в виде выпуклостей с оборотной стороны листа. Вновь написанные буквы, цифры имеют неровные края штрихов, образующиеся из-за увеличения впитывающей способности шероховатой бумаги. Попытки загладить поврежденные участка оставляют повышенный блеск бумаги, полосы углубленных линий.

Травление текстов документов - удаление записей или их части путем обесцвечивания красителя штриха химическими реактивами (кислоты, щелочи, окислители). Признаки травления проявляются в нарушении проклейки бумаги, матовости или изменении цвета бумаги в местах травления. Бумага в этих местах нередко приобретает желтоватый оттенок; образуются трещины, наблюдается обесцвечивание или изменение записей, выполненных на участке, подверженном воздействию травящего вещества; наличие остатков слабовидимых штрихов первоначального текста, записей разного цвета, различие в люминесценции подвергшегося травлению участка и остальной поверхности документа. Признаки травления выявляются с помощью электролампы, лупы, на просвет, с помощью медицинской ультрафиолетовой лампы и т.д.

Смыванием называют способ подделки, состоящий в удалении штрихов с поверхности документа посредством различных растворителей. Например, реквизиты документа (реквизиты банка, оттиск печати, юридический адрес поставщика, сам текст документа и др.), изготовленные при помощи лазерного или струйного принтера, подделывают так. Капают, или наносят растворяющую жидкость на интересующий фрагмент документа, ждут, когда подсохнет, и после этого сдувают порошок картриджа с документа. Затем, в зависимости от поставленной задачи, пользуются допиской, вставкой и т.д. нужной информации.

При внимательном изучении документа всегда можно определить следы дописки или внесение записей на месте удаленного текста. Дописка заключается в изменении первоначального содержания документа путем внесения на свободные места новых букв, цифр, слов и их сочетаний. Признаки дописки следующие: различия в цвете и оттенках штрихов, первоначальных и новых записей, размещение отдельных записей в тексте, в ширине штрихов и выработанности почерка, которым выполнены сопоставляемые записи; сжатые или увеличенные промежутки между буквами, словами, строками; наличие примесей в одних штрихах, отсутствие их в других и прочее.

Дописку можно обнаружить посредством выявления логических противоречий при изучении содержания документа. Поскольку дописки выполняют обычно в замедленном темпе, едва касаясь ручкой бумаги, буквы и цифры выглядят излишне извилистыми, неровными, начала и окончания штрихов притуплены Если документ "старый" и перегибался, в местах перегиба текст дописки расплывчат, бумага разрушается.

Поддельные бланки документов изготовляются при помощи копировальной техники, компьютера - путем сканирования или подбора соответствующего шрифта. Бланки, подделанные путем рисования, отличаются неравномерной толщиной штрихов, неодинаковым размером.

Для клише, гравированных вручную, характерны нестандартный шрифт, изломы в овальных элементах знаков, извилистость строки, зеркальное изображение знаков и т.п. Для клише, изготовленного фотоцинкографическим способом, присущи: утолщение слоя краски по краям штрихов и вдавленность штрихов букв, изменение размеров оттиска от оригинала из-за нарушения масштабов съемки, недостаточная четкость мелких штрихов и деталей, неровные края и разрывы в штрихах, образование округлостей углов в результате травления кислотой.

В практике встречаются следующие способы фальсификации реквизита "подпись":

• по памяти, когда подпись воспроизводится на основе запоминания ранее увиденной подписи;
• рисование, когда подпись воспроизводится с использованием образцов подлинной подписи;
• копирование, когда подпись обводится чернилами или шариковой пастой.

Встречаются несколько приемов подделки подписи копированием:

• на просвет;
• с помощью копировальной бумаги;
• путем передавливания штрихов заостренным предметом с последующей обводкой следов давления;
• с помощью веществ, обладающих копирующей способностью (изготовление промежуточного клише);
• фотопроекционный способ;
• при помощи сканера компьютера.

Подделкам фотографическим способом или при помощи сканера свойственно полное совпадение исследуемой подписи с той, с которой получена копия. Фотографическим способом и при помощи сканера обычно изготавливают факсимиле. Подписи, нанесенные факсимиле, имеют микроструктуру штрихов, специфичную для каучуковых, полимерных или металлических клише. Многие признаки рассматриваемого вида подделки подписей можно обнаружить при осмотре документа с помощью лупы или микроскопа. Во всех случаях производства экспертизы подписи ее сравнивают с образцами подписи лица, от имени которого она выполнена. В последнее время широко распространена электронная цифровая подпись. Правовое обоснование возможности внедрения системы электронной подписи определено в ст.434 п.2 Гражданского кодекса Российской Федерации Имеется федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", однако механизм применения этого закона к настоящему времени недостаточно разработан.

Фактически, электронная цифровая подпись - это компьютерная программа, которая шифрует документ и добавляет к нему данные владельца подписи. Этим достигается то, что подпись неразрывно связана с конкретным документом. Кроме того, в силу свойств самой ЭЦП ее владелец не сможет отказаться от факта подписи. К электронной подписи полагается два ключа, которые хранятся в виде файла или на специальном устройстве. Первый ключ закрытый. Его хранит владелец подписи в строгом секрете. А второй ключ открытый. Он общедоступен, и его дают тем, кто должен удостовериться в действительности подписи - налоговой инспекции, партнерам по бизнесу, банками. Чтобы пользоваться ЭЦП, надо иметь оба ключа. Их выдают удостоверяющие центры, которые имеют лицензию на выдачу программ для установки ЭЦП. Подделать электронную подпись без "закрытого ключа" невозможно. Согласно п.1 ст.4 закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" статус цифровой подписи такой же, как и собственноручная подпись на документе

Для формирования системы договорных отношений с использованием электронной подписи стороны обязаны подписать договор на совместное использование системы электронной подписи.

Средства электронной цифровой подписи сертифицируются специальными организациями (Гостехкомиссией), которые гарантируют, что в течение определенного времени электронный документ не может быть изменен или подпись будет "подделана". Срок таких гарантий невелик - не более 10 лет. По истечении этого срока документ должен переподписываться, либо получить дополнительное подтверждение своей подлинности и достоверности. Исходя из вышесказанного, можно рекомендовать предпринимателям при составлении кассовых, банковских документов, векселей, договоров расписываться путем написания своей фамилии полностью, что подделать достаточно непросто.

В практической деятельности предприниматели безоговорочно доверяют печати и штампам, имеющимся на документе. При анализе доброкачественности документа следует обратить внимание на печать, чтобы не было сомнения в подлинности оттисков печатей и штампов, Существуют следующие основные способы подделки печати:

• рисовка печати на самом документе;
• получение оттиска с помощью самодельного клише;
• копирование подлинного оттиска на поддельный документ.

Рисовка изображения печати или штампа на документе является наиболее простым способом подделки. Ему присущи следующие признаки: нестандартность шрифта и неравномерность размещения текста, несимметричность расположенных букв, слов и строк, искажение рисунков (герба, эмблемы), наличие грамматических ошибок в тексте, неправильное его смысловое содержание, следы подготовки оттиска (проколы бумаги от циркуля, остатки карандашных штрихов).

При оттиске печати или штампа с помощью самодельного клише (из резины, линолеума, дерева и т.д.), собранного из типографских литер, остаются характерные признаки: нестандартность шрифта, неодинаковые размеры букв и интервалов между ними, отсутствие отсечек в буквах, зеркальное отображение букв и знаков, неравномерное распределение красителей в оттиске, извилистость в утолщении штрихов, ломаные линии строк. Если оттиск изготовлен кустарным фальшивым набором или вырезанным клише, буквы бывают не овальные, а угловатые, с лишними линиями штрихов, отображением текстуры материала, также заметна неравномерность оттиска.

Одним из "традиционных и исторических" методов является копирование оттиска печати на фальшивый документ при помощи вареного яйца или разрезанной пополам сырой картошки, что достаточно просто выявить при внимательном просмотре документа. Оттиск, сделанный не в той организации, где оформлен документ, с целью сокрытия подлога смещают, смазывая, чтобы его нельзя было прочесть.

Если оттиск печати перенесен на документ с помощью копировальной техники или методом сканирования, то обнаружить подделку можно при осмотре обратной стороны страницы документа. На ней, как правило, не наблюдается проникновения красителя печати в структуру бумаги.

Представляют опасность фальсификация клише печати при помощи синтеза компьютерных и фотополимерных технологий. Не менее опасно и другое явление: так называемые самонаборные печати. Комплект их можно купить в обычном магазине канцтоваров. Приобретя такой набор, можно изготовить печать любой организации, включая и гербовую. Оттиски фальшивой печать, изготовленные указанными последними двумя способами, не поддаются распознаванию, если подлинная печать не снабжена современными методами защиты.

Все более широкое распространение получают оперативные средства связи, в частности факсимильная связь. С её помощью передаются факсы. Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата по телефонным каналам связи. Факс является копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов. Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, их рекомендуют скопировать, так как бумага для факсов недолговечна. Однако, предприниматель должен помнить, что этот вид связи используют только для передачи оперативной информации, так как документы, переданные по факсу, не имеют подтверждения своей подлинности (в редких случаях документ, переданный по факсу, может приниматься к учету, когда имеется точная уверенность в том, что его оригинал отправлен по почте или с курьером.

При принятии первичных документов и их проверки, в первую очередь предприниматель должен помнить требования и правила к оформлению документов, которые обеспечивают их юридическую силу. Для соблюдения законодательно установленных правил и требований составим памятку, по которой предприниматель сможет определить, какие ошибки содержит проверяемый документ, состав реквизитов, имеются ли исправления и т.п. (см. таблицу 3).

Таблица 3

Памятка для предпринимателя по установлению доброкачественности документов

Следует помнить, что ответственность за достоверность и правильность оформления документов, передачу их в установленные сроки в бухгалтерию индивидуального предпринимателя несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Очень надеемся, что высказанные рекомендации помогут предпринимателям при оформлении хозяйственных операций и станут гарантией их уверенности в собственной правоте.

Ширяев С.Г., советник налоговой службы РФ II ранга
Климова А.Д., ст. преподаватель ВЗФЭИ

Любая компания в процессе своей деятельности осуществляет определенные операции. Они обязательно должны быть зафиксированы в бухучете. При этом задействуются счета. Они участвуют в формировании отчетности.

Что собой представляют хозяйственные операции

Хозяйственная операция (ХО) – это определенное действие, которое меняет или состав имущества, или его размещение, или источники его формирования. Также ХО могут быть связаны с изменениями в формировании бюджета, структуре собственности компании, собственном капитале и заемных средствах, резервном капитале. Факт хозяйственной операции – это основание для создания бухгалтерской проводки. Проводка формируется на основании документов, подтверждающих операцию.

Определенное событие влечет за собой изменение показателей. К примеру, изменяться может капитал, объем имущества. Значения могут как увеличиваться, так и уменьшаться. Изменения капитала вызывают изменения в валюте баланса. Следовательно, меняется и сумма по активам и пассивам.

Примеры хозяйственных операций в бухучете

Рассмотрим примеры операций и их примерную структуру:

• Снабжение. Примеры ХО: поступление сырья, перевод средств поставщику, ввод в производство сырья.
• Реализация. Примеры ХО: траты на реализацию продукции, поступление выручки, продажа товаров.
• Производство. Примеры ХО: выплаты зарплаты сотрудникам, амортизация ОС, принятие работы подрядчика, перевод средств подрядчику.

Это самые распространенные типы хозяйственных операций.

Типы хозяйственных операций

Рассмотрим таблицу с классификацией хозяйственных операций:

Это четыре разновидности операции, которые классифицируются по способу воздействия на бухгалтерский баланс.

Рассмотрим подробнее типы проводок (А – это актив, П – это пассив, О – это оборот):

• 1 тип. Проводки, сокращающие одну статью актива путем увеличения другой. Примеры 1 типа: на склад пришел товар, деньги направляются со счета в кассу. При этом меняется структура имущества, но конечная сумма остается прежней.

  Этому типу принадлежит следующая формула:
  А баланса + О по дебету счета 1 – О по кредиту счета 2 = П баланса.

• 2 тип. Проводки, меняющую статьи пассива. Примеры 2 типа: умножение резервного капитала за счет изменения суммы прибыли. При этом ХО вызывает изменение структуры источников средств, но конечная оценка остается прежней.

  Этому типу принадлежит эта формула:
  А баланса = П баланса + О по кредиту счета 1 – О по дебету счета 2.

• 3 тип. Действия, которые увеличивают стоимость имущества компании и размер обязательств. Пример: операции по реализации ОС, получение займа. Проводки изменяют валюты баланса.

  Формула:
  А баланса + О по дебету счета 1 = П баланса + О по кредиту счета 2.

• 4 тип. Действия, уменьшающие значения обязательств или объем собственного капитала за счет снижения объема активов. Пример: расчеты с поставщиками. В процессе уменьшается и актив, и пассив.

  Формула:
  А баланса – О по дебету счета 1 = П баланса – О по кредиту счета 2.

Также операции классифицируются по своему содержанию:

• Материальные. Предполагают движение ТМЦ.
• Финансовые. Предполагают движение средств.
• Расчетные. Расчеты с контрагентами.

От типа операции зависят особенности ее отражения в бухучете.

Как установить вид операции

Для определения типа операции нужно проанализировать, какие счета использованы в проводках и какие изменения валюты баланса были совершены. Облегчить определение поможет следующая информация (А – активные, П – пассивные):

• Активная ХО. Корреспонденция: оба счета А. Дт повышается, а Кт – снижается. Баланс не меняется.
• Пассивная ХО. Корреспонденция: оба счета П. Дт снижается, Кт – повышается. Баланс не меняется.
• Смешанная ХО на повышение. Корреспонденция: Дт – А, Кт – П. Дт и Кт повышаются. Баланс увеличивается.
• Смешанная ХО на уменьшение. Корреспонденция: Дт – П, Кт – А. показатели Дт и Кт снижаются. Баланс будет уменьшен.

Для точного установления типа операции нужно иметь информацию о плане счетов, структуре баланса.

К СВЕДЕНИЮ! Актив – это имущество компании, а пассив – это источники этого имущества. Смешанные формы есть и в активах, и в пассивах.

Бухгалтерские проводки в зависимости от типа операции

Рассмотрим проводки по первому типу хозяйственных операций:

• Направление сырья в производство: Дт20 КТ10.
• Получение средств от покупателя: Дт51 КТ60.
• Направление средств в кассу: ДТ50 КТ51.

Бухгалтерские проводки по операциям типа 2:

• Удержание НДФЛ с зарплаты: Дт70 КТ68.
• Увеличение резерва за счет прибыли: Дт84 Кт82.
• Выплата аванса поставщику из заемных денег: Дт60 Кт66.

Проводки по операциям типа 3:

• Получение материала от поставщика: Дт10 Кт60.
• Выплата зарплат: Дт20 Кт70.
• Поступление заемных средств: Дт51 Кт66.

Проводки по операциям типа 4:

• Выплата кредита: Дт66 Кт51.
• Выплата зарплат: Дт70 Кт51.
• Направление платежа поставщику: Дт51 Кт60.

Это те бухгалтерские проводки, которые используются наиболее часто.

Нюансы формирования проводок

Каждую операцию отличает двойственная природа. Она отражается одновременно и на активах, и на пассивах. Зависимость Дт и Кт именуется корреспонденцией счетов. Слева (на дебете) фиксируются остатки имущества компании, а справа (на кредите) – источник его возникновения. Проводки должны быть зафиксированы в момент совершения операции.

Каждая проводка подтверждается документально. Первичная документация подтверждает факт действительного наличия хозяйственной операцией. Над ее составлением работают не только бухгалтеры, но и менеджеры, руководители. В первичной документации должна содержаться следующая обязательная информация:

• Подписи уполномоченных лиц.
• Информация о лице, ответственном за операцию.
• Информация о содержании операции.
• Дата заполнения документа.
• Вид документа.

Для простоты внесения сведений счету присваивается номер. Двойная запись позволяет подтвердить равенство оборота по Дт и Кт за отчетный период. Если образовалось неравенство, это свидетельство о наличии ошибки. Также двойная запись позволяет легко установить содержание проводки.

Примеры

Рассмотрим примеры отражения операций в бухучете:

• На счет ООО «Приоритет» поступили средства в объеме 5 тысяч рублей за переданный товар. В этом случае будет использована следующая проводка: Дт51 Кт62. Сумма операции: 5 000 рублей. Валюта баланса в этом случае остается прежней, однако меняются активы. Расчетный счет пополняется на 5 тысяч рублей, счет «Расчеты с покупателями» уменьшается на аналогичную сумму.
• В завершение отчетного периода ООО «Приоритет» получило прибыль. Руководителю нужно рассчитать дивиденды на сумму 10 тысяч рублей. Проводка будет следующей: Дт84 Кт75. Сумма операции: 10 тысяч рублей. Валюта баланса остается прежней. Меняется только пассив.
• На склад ООО «Приоритет» пришло сырье на сумму 4 тысячи рублей. Проводка будет такой: Дт41 Кт60. Сумма: 4 000 рублей. В данном случае происходит изменение валюты баланса.
• ООО «Приоритет» перечислило средства в размере 5 тысяч рублей поставщику в счет поставки. Проводка будет такой: Дт60 Кт51. Сумма: 5 тысяч рублей.

В проводке отражается сумма операции, а также первичный документ, на основании которого она сформирована.